UNL.ac.id

Dalam dunia kolaborasi dokumen, akurasi dan keterwakilan informasi sangatlah krusial. Salah satu aspek penting yang sering kali perlu diperhatikan adalah identitas penulis atau peninjau yang meninggalkan komentar atau perubahan di dalam dokumen Microsoft Word. Tampilan nama penulis pada setiap ulasan (review) atau komentar sangatlah vital untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas suatu saran, perubahan, atau pertanyaan. Namun, terkadang nama yang ditampilkan bukan nama asli kita, atau mungkin kita ingin menggantinya karena alasan privasi, profesionalisme, atau sekadar pembaruan informasi.

Artikel ini akan menjadi panduan komprehensif Anda untuk memahami dan menguasai proses mengubah nama penulis (author) yang ditampilkan di fitur review dan komentar Microsoft Word. Kita akan menyelami berbagai skenario, mulai dari perubahan sederhana hingga solusi yang lebih mendalam, memastikan Anda dapat mengontrol sepenuhnya bagaimana identitas Anda dipersepsikan dalam dokumen yang Anda kerjakan.

Mengapa Penting Mengubah Nama Penulis Review?

Sebelum kita masuk ke langkah-langkah teknis, mari kita pahami mengapa tindakan ini begitu penting:

1. Profesionalisme dan Kredibilitas: Menampilkan nama yang benar dan profesional akan meningkatkan kredibilitas Anda sebagai kolaborator. Nama yang tidak relevan atau generik dapat menimbulkan kebingungan atau kesan kurang serius.
2. Akuntabilitas: Dalam lingkungan kerja, penting untuk mengetahui siapa yang membuat perubahan atau memberikan saran tertentu. Nama yang akurat memastikan akuntabilitas yang jelas.
3. Privasi: Terkadang, Anda mungkin tidak ingin nama pribadi Anda muncul di semua dokumen, terutama jika dokumen tersebut dibagikan secara luas. Mengubahnya menjadi nama tim, alias profesional, atau bahkan menghapusnya (jika memungkinkan) bisa menjadi solusi.
4. Konsistensi Identitas: Jika Anda bekerja di bawah nama perusahaan atau merek tertentu, konsistensi nama penulis di semua dokumen yang Anda kontribusikan akan memperkuat identitas merek tersebut.
5. Menghindari Kebingungan: Jika Anda menggunakan akun Microsoft yang berbeda untuk keperluan pribadi dan profesional, nama penulis yang muncul mungkin tidak sesuai dengan konteks dokumen.

Memahami Sumber Nama Penulis di Word

Sebelum mengubahnya, penting untuk mengetahui dari mana Microsoft Word mengambil informasi nama penulis. Secara default, Word mengambil informasi ini dari pengaturan akun Microsoft yang Anda gunakan untuk masuk ke aplikasi. Ini bisa berupa akun pribadi (@outlook.com, @hotmail.com) atau akun bisnis/organisasi (@namaperusahaan.com).

Jika Anda menggunakan Word versi lama atau tidak masuk ke akun Microsoft, Word mungkin akan mengambil nama dari properti dokumen. Properti dokumen ini adalah informasi meta yang terkait dengan file itu sendiri, seperti judul, subjek, dan juga nama penulis.

Langkah-Langkah Mengubah Nama Penulis Review di Microsoft Word

Mari kita mulai dengan langkah-langkah praktisnya. Ada beberapa cara untuk melakukan ini, tergantung pada versi Word yang Anda gunakan dan bagaimana Anda masuk ke aplikasi.

Metode 1: Mengubah Melalui Opsi Word (Paling Umum)

Metode ini adalah yang paling umum dan direkomendasikan karena akan memengaruhi semua dokumen Word yang Anda buka dan kerjakan dengan akun yang sama.

1. Buka Microsoft Word: Jalankan aplikasi Microsoft Word.
2. Akses Opsi Word:
   • Klik tab File di pojok kiri atas jendela Word.
   • Pada menu yang muncul di sebelah kiri, gulir ke bawah dan klik Options (Opsi).
3. Navigasi ke Bagian "General" (Umum): Di jendela "Word Options" yang terbuka, pilih kategori General (Umum) dari daftar di sebelah kiri.
4. Temukan Bagian "Personalize your copy of Microsoft Office" (Personalisasi salinan Microsoft Office Anda): Di panel kanan, cari bagian yang berjudul "Personalize your copy of Microsoft Office" atau yang serupa.
5. Ubah Nama Pengguna (User name): Anda akan melihat kolom teks berlabel User name (Nama pengguna). Di sinilah nama penulis yang ditampilkan di Word tersimpan.
   • Hapus nama yang ada saat ini.
   • Ketikkan nama baru yang Anda inginkan untuk ditampilkan sebagai penulis ulasan dan komentar. Pastikan nama ini akurat dan sesuai dengan kebutuhan Anda.
6. Ubah Inisial (Optional): Di bawah kolom "User name", Anda mungkin juga melihat kolom Initials (Inisial). Ini adalah inisial yang akan muncul di sudut komentar atau penanda ulasan. Ubah juga sesuai keinginan Anda.
7. Simpan Perubahan: Klik tombol OK di bagian bawah jendela "Word Options" untuk menyimpan perubahan Anda.

Penting untuk Diperhatikan:

• Memerlukan Restart Word: Setelah mengubah nama pengguna, Anda mungkin perlu menutup dan membuka kembali Microsoft Word agar perubahan tersebut sepenuhnya diterapkan.
• Mempengaruhi Semua Dokumen: Perubahan ini bersifat global untuk akun Microsoft Anda di aplikasi Office. Ini berarti semua dokumen baru yang Anda buat atau edit di Word (dan aplikasi Office lainnya seperti Excel dan PowerPoint) akan menggunakan nama baru ini.
• Terkadang Terkunci oleh Organisasi: Jika Anda menggunakan Word di lingkungan perusahaan yang dikelola oleh IT, opsi "User name" mungkin terkunci dan tidak dapat diubah. Dalam kasus ini, Anda perlu menghubungi departemen IT Anda.

Metode 2: Mengubah Melalui Properti Dokumen (Kurang Umum untuk Review)

Metode ini lebih fokus pada properti internal dokumen itu sendiri. Meskipun secara teknis bisa mengubah nama penulis yang terkait dengan dokumen, ini tidak selalu langsung memengaruhi nama yang ditampilkan pada ulasan yang sudah ada atau yang baru dibuat secara real-time. Namun, ini adalah langkah penting jika Anda ingin memastikan metadata dokumen Anda akurat.

1. Buka Dokumen Word: Buka dokumen tempat Anda ingin mengubah nama penulis.
2. Akses Informasi Dokumen:
   • Klik tab File.
   • Klik Info di menu sebelah kiri.
3. Lihat Properti Dokumen: Di panel "Info", Anda akan melihat berbagai informasi tentang dokumen. Cari bagian yang bertuliskan Properties (Properti).
4. Akses Properti Lanjutan: Klik pada Advanced Properties (Properti Lanjutan). Ini mungkin tersembunyi di bawah menu dropdown atau ikon kecil.
5. Ubah Nama Penulis di Tab "Summary" (Ringkasan):
   • Jendela "Properties" akan muncul. Pergi ke tab Summary (Ringkasan).
   • Anda akan menemukan kolom Author (Penulis).
   • Ubah nama di kolom ini sesuai keinginan Anda.
6. Simpan Perubahan: Klik OK untuk menutup jendela "Properties" dan klik Save (Simpan) pada dokumen Anda.

Keterbatasan Metode Properti Dokumen:

• Tidak Langsung Mempengaruhi Ulasan Aktif: Seperti disebutkan sebelumnya, perubahan pada properti dokumen ini mungkin tidak langsung mengubah nama yang ditampilkan pada komentar atau track changes yang sudah ada. Ini lebih merupakan pembaruan metadata dokumen.
• Perlu Diulang untuk Setiap Dokumen: Perubahan ini bersifat spesifik per dokumen. Jika Anda ingin nama penulis yang sama muncul di banyak dokumen, Anda harus mengulang proses ini untuk setiap dokumen.

Metode 3: Menghapus Akun Microsoft (Untuk Kasus Khusus)

Jika Anda benar-benar ingin memulai dari awal atau menggunakan akun yang berbeda, Anda bisa mencoba menghapus atau mengganti akun Microsoft yang terhubung dengan Office. HATI-HATI: Metode ini lebih drastis dan dapat memengaruhi lisensi dan pengaturan Office Anda. Sebaiknya ini hanya dilakukan jika Anda yakin dan memahami konsekuensinya.

1. Keluar dari Akun Microsoft:
   • Buka Word.
   • Klik File > Account (Akun).
   • Di bawah "User Information" (Informasi Pengguna), klik Sign out (Keluar).
2. Masuk Kembali dengan Akun yang Diinginkan:
   • Setelah keluar, Anda akan melihat opsi untuk masuk kembali.
   • Masuk menggunakan akun Microsoft yang memiliki nama penulis yang benar.
3. Periksa Ulang Opsi Word: Setelah masuk kembali, ulangi langkah-langkah pada Metode 1 untuk memastikan nama penulis di Opsi Word sudah sesuai.

Mengatasi Masalah Umum dan Tips Tambahan

• Nama Penulis Tetap Tidak Berubah:

  • Restart Word: Selalu pastikan Anda sudah me-restart Word setelah melakukan perubahan.
  • Periksa Akun yang Terhubung: Pastikan Anda masuk ke akun Microsoft yang benar di Word. Terkadang, beberapa akun bisa terhubung secara bersamaan.
  • Gunakan Akun yang Sama: Jika Anda berkolaborasi dengan orang lain, pastikan semua orang menggunakan nama penulis yang konsisten di pengaturan Office mereka.
  • Periksa Pengaturan IT Perusahaan: Seperti yang disebutkan, jika ini adalah Word perusahaan, IT mungkin mengunci pengaturan ini.
  • Cache Data Office: Dalam kasus yang jarang terjadi, data cache Office mungkin perlu dibersihkan. Ini adalah langkah lanjutan dan sebaiknya dilakukan dengan hati-hati atau dengan panduan IT.

• Nama Penulis Muncul Saat Komentar Pertama Dibuat: Nama penulis yang ditampilkan pada komentar dan track changes biasanya diambil pada saat komentar atau perubahan pertama kali dibuat dalam sesi Word tersebut atau sejak pengaturan terakhir diubah. Jika Anda mengubah nama penulis setelah beberapa komentar dibuat, komentar lama mungkin masih menampilkan nama lama. Untuk ulasan baru, nama yang baru seharusnya akan muncul.

• Bagaimana dengan Dokumen yang Sudah Ada?

  • Untuk komentar atau track changes yang sudah ada, nama penulis yang ditampilkan adalah yang terekam saat itu. Anda tidak bisa mengubah nama penulis pada ulasan yang sudah ada secara retroaktif.
  • Namun, jika Anda mengunduh dokumen dari sumber lain dan ingin menetapkan nama Anda sebagai penulis ulasan untuk perubahan yang akan Anda buat, maka mengubah pengaturan nama penulis di Opsi Word adalah langkah yang tepat.

• Menggunakan Nama Alias atau Tim: Jika Anda ingin menggunakan nama tim atau alias profesional, cukup masukkan nama tersebut di kolom "User name" pada Opsi Word.

• Menghapus Komentar dengan Nama Penulis yang Salah: Jika Anda membuat komentar dengan nama yang salah dan tidak dapat diubah, satu-satunya cara adalah menghapus komentar tersebut (jika Anda memiliki izin) dan kemudian membuat komentar baru setelah pengaturan nama penulis diperbaiki.

Kesimpulan

Mengontrol nama penulis yang ditampilkan di review dan komentar Microsoft Word adalah aspek penting dari manajemen dokumen kolaboratif yang profesional dan efisien. Dengan memahami dari mana nama tersebut berasal dan mengikuti langkah-langkah yang diuraikan dalam panduan ini, Anda dapat dengan mudah memastikan bahwa identitas Anda ditampilkan dengan benar di setiap dokumen yang Anda kerjakan.

Ingatlah bahwa Metode 1 (Opsi Word) adalah cara yang paling efektif untuk perubahan permanen dan konsisten di semua dokumen Anda. Selalu periksa kembali pengaturan Anda setelah melakukan perubahan dan jangan ragu untuk me-restart aplikasi jika diperlukan. Dengan sedikit penyesuaian, Anda dapat memastikan bahwa setiap ulasan dan komentar yang Anda tinggalkan mencerminkan identitas profesional yang Anda inginkan.

Semoga panduan ini memberikan kejelasan dan memberdayakan Anda untuk menguasai tampilan penulis di Microsoft Word!